Reklam ajansları, iş takibi yapmanın en önemli olduğu sektörlerden biridir. Yoğun iş temposunda herhangi bir durumu atlamamak ve doğru işi yapmak önemlidir.
Workif ile iş takibini rahatlıkla yapabilirsiniz. Örnek olaylar üzerinden piyasadaki en kolay iş takip programını sizler için anlattık.

Workif reklam ajanslarının tüm süreçlerini en iyi şekilde yönetebilecekleri bir iş takip programıdır.

Workif’i örnek bir süreç üzerinden anlatmak gerekirse.

1- MÜŞTERİNİZİ KAYDEDİN

Firmanızdan hizmet almak amacıyla talepte bulunan ABC İnşaat firmasını iş yapış şeklinize göre “Potansiyel Müşteri” vb. olarak etiketleyerek yeni müşteri oluşturabilirsiniz.

Müşteri ile yapılan görüşme notlarını müşteri kartındaki not alanına ekleyebilirsiniz.

Eklediğiniz not ya da doküman ( Sözleşme ) gizlilik içeriyorsa “Bana Özel” ya da “ Sadece Yöneticiler Görebilir” işaretleyerek sisteme kaydedebilirsiniz. Böylelikle müşteriniz ile ilgili dokümanları arşivlemiş olursunuz.

Müşteriniz ile anlaştınız ve sıra çalışmaların başlamasına geldi.

Bir müşteriniz ile aynı anda, logo anlaşması yaptığınızı düşünelim.

2- SATIŞ FATURASI OLUŞTURUN

• Muhasebe yetkisi tanımlanmış herkese yeni fatura oluşturulduğuna dair bilgilendirme gider.

• Faturaya etiketler ekleyebilirsiniz. Örnek vermek gerekirse; yıl sonunda firmanızın grakif işlerinden kazancını görmek istiyorsanız, “grafik tasarım” etiketini kullanabilir, ya da satışlarınızın şeklini merak ediyorsanız “peşin satış vb.” gibi bir etiket kullanabilirsiniz.

• Oluşturduğunuz satış faturasına tahsilat ekleyebilirsiniz. Dilerseniz müşterinizden online ödeme de alabilirsiniz.

3- PROJE OLUŞTURUN, EKİP ATAYIN

Her bir iş için, işin durumuna ve firma içi yapınıza göre tek tek proje açabilirsiniz.

ABC inşaat logo tasarımı kısmında anlaşmıştık, proje açıklama alanına yapılacak işin özelliklerini ekleyip projede çalışacak ekip arkadaşlarımızı belirleyebilirsiniz. Bu kısmı freelance çalışanlarınız için de kullanabilirsiniz. Çünkü herkes sadece kendi projesini görür.

Projenin başlangıç ve bitiş süresini seçebilir, hangi müşteriye ait olduğunu belirtebilirsiniz, “projeyi kaydet” butonuna bastıktan sonra proje içinde yer alan tüm ekibe bildirim gider.

Proje açıldıktan sonra;

• Ekip üyeleri, proje ile ilgili yaptığı işi, “projeye not ekle” alanına girer, yapılan iş ile ilgili süre belirtir.

• Ekip üyeleri, yapılan çalışmalarla ilgili dokümanları ekleyebilir

• Proje sonunda sorumlular bölümünden, hem bireysel olarak kaç saat mesai harcandığını hem de tüm projenin zaman maliyetini hesaplayabilirsiniz.

• Proje mail adresini kullanarak bu adrese gönderilen maillerin direkt olarak sisteme girmesini sağlayabilirsiniz.

• Proje bitiş süresini baz alınarak proje ile ilgili kalan süreyi görebilirsiniz.

• Ekibe daha sonra dahil olan bir kişiyi sisteme ekleyip süreç içerisinde yapılan tüm işleri hızlıca görmesini ve böylelikle projeye kolay adapte olmasını sağlayabilirsiniz.

• Etiket özelliğini kullanarak şirket içinde sadece  ( seçtiğiniz etiket ) “Logo Tasarımı” projelerini görebilirsiniz.

• Süz özelliği ile sadece belli bir çalışanınızın aldığı notları tek bir ekranda hızlıca görebilirsiniz.

BİLDİRİMLER :

Workif üzerinden yapılan tüm çalışmalar, eklediğiniz tüm notlar, tüm ekibe bildirim olarak gitmektedir. Gelen bildirime mail yolu ile cevap verebilirsiniz, verilen cevap ilgili projeye not olarak eklenir. 

• Satış faturası oluşturuldu

• Yeni proje yaratıldı

• Yeni müşteri notu